Mon EMT dans un cabinet de radiologie et un contrat de 6 mois

Désolée de vous avoir fait faux bond depuis le temps ! Je pensais peut-être ne jamais reprendre mais bon, je me suis dit que maintenant que j’avais un peu plus le temps, je peux raconter un peu plus ma vie. En septembre dernier (oui ça date), je vous ai laissé avec mon expérience très positive en gynéco. J’ai effectué ensuite une EMT en cabinet de radiologie et je n’ai pas aimé. J’ai trouvé la cadence infernale et la prise en charge du patient était déshumanisée. Je suis arrivée en sauveteuse pour les 2 secrétaires médicales qui croulent sous le travail. J’ai pu leur apporter un peu d’air dans un travail où elle passe le temps sous l’eau.

La fonction d’accueil

Mon premier jour fut un jour d’observation. Je vous brosse le tableau : 2 secrétaires médicales, qui ne s’apprécient pas plus que cela et qui n’ont pas le temps de s’adresser la parole, 5 médecins peu loquaces à un rythme d’un rendez-vous toutes les 20 minutes et les urgences. Je me suis dit : je suis arrivée dans un monde de fous ! Il y a largement du travail pour une personne à 35 heures et une autre à 20 heures.

La secrétaire de l’accueil fait à la fois, le standard avec la prise de rendez-vous, la préparation du dossier de la personne qui arrive en prenant sa carte vitale et l’encaissement des chèques. Autant dire qu’elle est vissée sur sa chaise de 9 à 13 heures, sans bouger. Pas un temps de relâchement ni de repos : un vrai robot ! Elle ne pouvait même pas aller aider une personne en fauteuil qui voulait entrer dans le cabinet !!

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Pour ma part, je l’ai bien aidé. J’ai pu me charger de l’accueil téléphonique, avec plusieurs lignes et lui laisser l’accueil. Habituée à être en permanence sollicitée, elle ne parvenait pas à prendre plus son temps avec les patients. Elle faisait le dossier, les expédiait en salle d’attente, puis après l’examen, encaisse à vitesse grand V. Impossible de relâcher le rythme, vu qu’elle supervisait mon planning. Chose exceptionnelle : elle a pu aller chercher sa fille à midi à l’école pour déjeuner avec elle. Elle m’a même remercié, alors que les horaires étaient prévus comme cela. J’avais gagné son coeur !

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Mon EMT dans un cabinet de gynécologie

Avant l’été, je vous avais laissé avec mes impressions sur mon évaluation en milieu de travail dans un cabinet de médecin généraliste. J’ai effectué depuis, une autre EMT auprès d’un secrétariat de spécialistes. Je souhaitais depuis longtemps faire un stage de découverte en gynécologie. J’avoue que cela m’a particulièrement plu. La charge émotionnelle est grande : on passe du rire aux larmes en quelques secondes. Les femmes qui attendent un heureux évènement sont dans la même salle d’attente que celles qui ont un cancer du sein ou de l’utérus. La cadence de mon EMT fut intense et riche en apprentissage.

La gestion du planning, quel casse-tête

Dès mon arrivée, les secrétaires médicales m’ont annoncée la couleur : un planning en gynécologie est ingérable. Entre les urgences et les accouchements, le médecin a en moyenne 2 heures de retard. Certaines fois, il est arrivé qu’il y ait 4 heures de retard, genre une femme qui a rendez-vous à 15 heures, ne passe qu’à 19 heures, avec la panique de savoir qui allait chercher les enfants à la garderie. Bref, on a RDV à 15 heures et on rentre chez soi à 20H30. WHAT???

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J’ai assuré le standard téléphonique et j’ai trouvé cela compliqué, mais vraiment compliqué… Le problème est d’évaluer le degré d’urgence de l’appel. La question la plus récurrente est « J’ai changé de pilule, j’ai des saignements importants, est-ce normal ?« . La réponse dépend vraiment depuis combien de temps. Si la personne a changé, il y a moins de 3 mois, le corps doit s’habituer à ce nouveau médicament. J’ai eu peur de passer à côté de quelque chose, louper l’urgence dont je serais responsable.

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Mon évaluation en milieu de travail chez un médecin généraliste

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Aujourd’hui, me voilà parti vers d’autres contrées que celle de l’hôpital. Mon statut de demandeur d’emploi me permet d’accéder à une évaluation en milieu de travail (EMT), qui est un stage de 70 heures non rémunérées, en immersion sur le lieu de travail.

J’ai postulé dans plusieurs cabinets médicaux. Comme une recherche d’emploi classique, j’ai envoyé plusieurs CV et des lettres de motivation.

Pour les réponses, ça ne s’est pas bousculé au portillon, pour parler familièrement. Je ne n’ai reçu qu’une réponse positive mais cela suffit pour intégrer le cabinet.

Mes missions de secrétaire médicale durant mon EMT

Une secrétaire médicale m’a gentiment rappelé une semaine, après l’envoi de mon courrier. Je n’y croyais plus. Elle me dit qu’elle serait intéressée pour avoir du renfort durant deux semaines.

Elle me demande surtout si je ne suis pas rémunérée. Je lui explique que je viens certes pour l’aider, mais aussi pour découvrir son métier et son organisation. Elle me propose un bref entretien 2 jours plus tard.

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La fin de mon contrat dans la fonction publique hospitalière

Mon contrat de travail s’est achevé, il y a quelques jours. J’avoue avoir eu un peu un contrecoup de cet arrêt à la fois programmé et brutal. Je le savais que mon contrat ne serait renouvelé qu’une fois, mais malgré tout, je gardais l’espoir d’être titularisée. Histoire de stabiliser ma situation financière !

Une partie de moi se dit « Retour à la case départ » et une autre me dit « Non, tu t ‘es enrichie d’une nouvelle expérience professionnelle et va te rendre crédible auprès d’un employeur ».

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Mon départ s’est très bien passé : j’avais apporté des nounours en chocolat, des mini viennoiseries et un gâteau au chocolat. Mes collègues m’avaient acheté des stylos rigolos en forme d’animaux et des tasses. J’ai cru que j’allais pleurer.

Le cadre de santé m’a félicitée pour mon implication, ma disponibilité et ma motivation, ce qui fait chaud au cœur.

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Le contact avec le patient, tout l’intérêt du métier

La relation à l’autre peut être un élément compliqué. Comment aborder une personne et lui renvoyer du positif ? La question se pose pour une professionnelle de l’accueil médical, comme moi. Pourquoi ? Un patient est une personne qui vient voir un médecin, pour sa santé, question primordiale. Anxieuse, elle vient chercher des réponses, connaître les solutions pour améliorer son état.

Nous, secrétaires médicales, nous sommes les premières à accueillir une personne qui peut être stressée, perdue ou triste. Notre rôle est double : on doit guider la patient, être rapide, compétente, avec le sourire !

Un sourire, pour aider le patient

Même si on croule sous les comptes-rendus à taper, que la sténorette est sans cesse interrompue par des appels téléphoniques, il faut préserver à tout prix le patient de notre stress.

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Ce dernier est déjà stressé à l’idée d’avoir un examen, une consultation, une opération. Le fait de mal accueillir peut contribuer à le mettre dans de mauvaises dispositions, pour entendre une nouvelle qui ne sera pas forcément réjouissante.

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L’orthographe pour la secrétaire médicale, tout un art

Blague carambar : connaissez-vous la hantise d’une secrétaire médicale ? De faire des fautes d’orthographe.

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La réponse est aussi peu drôle que les farces de la célèbre marque de bâtons de caramel. Pourtant, elle est bien vraie.

Inutile de penser à devenir secrétaire médicale, si vous ne pouvez pas aligner 2 mots sans écorcher un mot. Orthographe, conjugaison, accords doivent être vos amis. De plus, avec le vocabulaire médical complexe à manier au quotidien et le manque de temps pour prendre justement le temps de relire, rédiger un compte-rendu impeccable relève parfois du défi !

Traquer la moindre faute d’orthographe

Quand on tape un papier sur ordinateur, le premier jet doit être le bon. Avec la sténorette, on peut s’arrêter quand on veut mais bon, quelle perte de temps de faire une recherche Google en plein compte pour vérifier l’orthographe de tel ou tel mot !

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Le tri du courrier, une tâche incontournable du matin

Chaque matin, c’est la même routine : l’arrivée et le tri du courrier. A tour de rôle dans le bureau, on se répartit cette tâche laborieuse. A priori, cela paraît assez simple, on ouvre une enveloppe et on met dans le bac du médecin concerné ou de la cadre de santé.

Toutefois, pour assurer la traçabilité, chaque matin, on « enregistre » le courrier. Comment cela se déroule-t-il ?

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L’enregistrement du courrier, une tâche essentielle

Chaque matin, nous ouvrons le courrier. Sur un cahier, à l’ancienne, nous notons la date, les nom du destinataire et l’objet du courrier. Je sais que plusieurs EHPAD pratique cette méthode. A quoi cela sert-il ?

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Les Blouses roses, des bénévoles au grand cœur

Ils donnent un regard, un sourire, de l’aide aux personnes qui en ont le plus besoin à l’hôpital. Si j’ai le plus profond respect pour le personnel soignant, qui n’estime que ne faire leur travail, malgré un engagement sans faille, pour leur métier, les Blouses roses font particulièrement mon admiration.

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Au-delà d’adorer le rose fuchsia de leur blouse, j’apprécie particulièrement leur entrain, leur bonne humeur et le temps qu’ils passent avec les patients. Ils pourraient faire du shopping, glander devant la TV… Et non, ils viennent sur leur temps libre de loisirs, apporter un plus à l’hôpital, rencontrer, échanger, parler d’autres choses que de la maladie.

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Les archives, un passage obligé pour une secrétaire médicale

Parlons archives, aujourd’hui ! Ce n’est certes pas le plus passionnant, mais c’est un lieu où je passe pas mal de temps par semaine. Organisation du service oblige, même les semaines les plus chargées, je dois faire un passage hebdomadaire. Je papote avec la personne responsable des archives, qui est à la base une secrétaire médicale.

Je lui ai demandé si le contact avec le patient ne lui manquait pas trop. Elle m’a répondu qu’au début, elle a pris son travail comme une punition et un isolement et qu’elle avait demandé de multiples mutations internes, mais qu’aujourd’hui, elle avait un rythme de travail détendu et qu’elle ne souhaite plus changer. Elle avait compris qu’elle était la référente aux archives.

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Au début, elle croyait que quand elle était absente, personne ne le remarquait. Faux, elle recevait des emails, des posts-it… Maintenant, elle sait qu’elle a un rôle à part dans l’hôpital, mais important. Un bel exemple d’intégration !

Les archives, ça sert à quoi ?

Les archives est un lieu où sont stockés les dossiers des patients. La Comité national des médecins préconise 20 ans de conservation. Pourquoi ?

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Ma routine du matin de secrétaire

Le matin, on a toutes nos petites habitudes. Parfois, les journées se ressemblent et on pense s’être installée dans une sorte de routine. Pour ma part, il arrive souvent que ma journée démarre sur les chapeaux de roue et que je ne dise bonjour à mes collègues, que 30 minutes après mon arrivée ! Mais généralement, j’aime bien quand ma journée de secrétaire médicale se déroule de cette manière :

J’arrive à 9 heures le matin, mais pour être honnête, je suis très (trop) souvent en avance, donc je suis sur les lieux à 8 h 50. Je peux m’installer tranquillement et être opérationnelle pour 9 heures. Mon premier geste est d’allumer mon ordi. Ma machine de guerre est ancienne et il lui faut un temps pour démarrer. Si je suis trop pressée, j’ai droit au sablier pendant 10 minutes.

bureau secrétaire médicale

Je peux dire, normalement, bonjour à toute l’équipe pluridisciplinaire et mettre ma longue blouse blanche, que j’essaie de maintenir propre. Quand mon ordi ne fait plus son bruit de turbine, je peux inscrire mes identifiants, pour ouvrir ma session.

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La désorganisation du secrétariat médical avec la neige

J’habite dans une région, dans laquelle il ne neige pas. Tout le monde panique avec 1 petit centimètre sur la route. On roule à 30 km / heure, on n’accélère pas, on ne freine pas. Bref, quelques kilomètres prennent une heure : un vrai parcours du combattant.

Alors pour aller travailler, c’est la galère ! Je me suis dit, sauf si Météo France nous pond un bulletin de vigilance rouge, contre vents et marées, j’essaierai de me déplacer au travail. Je ne suis certes pas indispensable, mais mon job est tout de même assez utile. Le tout est de bien évaluer les risques.

hôpital sous la neige

Bref, en vraie warrior, je ne suis arrivée qu’avec 10 minutes de retard, comme j’étais bien partie en avance. J’avais dans ma voiture, de l’eau, des barres de céréales, mon flacon de fleurs de Bach Urgences (parfait contre le stress) et même une couverture de survie, si je restais bloquée sur un rond-point, dans une tempête de neige.

Mais comment fonctionne l’hôpital, un jour où il est difficile de circuler?

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Le top 3 des sujets de discussion, lors d’une pause entre secrétaires médicales

La pause est toujours le moment incontournable dans la matinée. Vers 10h30, on prend un thé, un café ou un jus de fruit et on recharge les batteries. On peut discuter de tout et de rien, en toute liberté. La pause peut être le moment de faire le point et d’avoir les dernières infos du service, mais elle permet avant tout de lâcher la pression, pour souffler, avec des friandises (chocolats, bonbons, gâteaux, oursons à la guimauve…), de temps en temps.

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Durant ce 1/4 d’heure, il est nécessaire de faire redescendre le stress, entre le standard, la frappe des compte-rendus et les allers-retours à l’archivage. Même si, parfois, on a l’impression qu’on perd du temps, je pense que l’on revient plus efficace, de la pause. Mais de quoi parle-t-on en pause, pour se détendre ?

Les vacances, le sujet n°1 de conversation

Parce qu’on rêve toutes d’évasion, de soleil, de neige, de stations balnéaires ou de grands espaces, les vacances restent le sujet de prédilection à tout moment de l’année, même si on aime son boulot. Si l’ambiance est bonne, les filles s’arrangent entre elles, pour choisir leur période de vacances. Normalement, tout se passe sans encombre. Au pire, c’est le supérieur hiérarchique qui tranche en cas de conflit.

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Mon travail de secrétaire médicale à temps partiel

Je travaille à temps partiel. Mon métier de secrétaire médicale, je ne l’exerce que la moitié du temps, avec tous ses avantages et ses inconvénients. Je travaille tous les jours de 9 heures à 13 heures. J’avoue que question confort de vie, c’est l’idéal de ne travailler que 4 heures par jour.

Certaines personnes me demandent si cela est tout de même rentable de travailler. Cette question est stupide. C’est toujours plus enrichissant de travailler et de se former à un nouveau métier, que de percevoir des allocations chômage. En changeant de filière professionnelle, je me doutais bien que l’on n’allait pas me confier directement un CDI à 35 heures. Un CDD à mi-temps est déjà une première étape, pour se constituer de l’expérience.

Le temps partiel : les plus

D’un point de vue personnel, tout le monde devrait être à temps partiel. Le matin, la personne travaille et l’après-midi, elle se consacre à ses loisirs et peut même être à la sortie de l’école, à 16H30. Bref, un luxe ! Le temps partiel permet de s’octroyer du temps pour soi.

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L’unique appel de la journée

J’ai oublié de vous raconter cette petite anecdote, lors d’une journée d’été. Au mois d’août, il y a eu des journées creuses, notamment vers le 15 août. Des jours où l’on a pu réellement renseigner le patient, rester parler avec lui, bavarder avec ses collègues, classer et faire des transferts de dossiers, en toute sérénité.

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Les raisons de ce calme ambiant étaient liées aux congés d’été, l’absence des médecins et donc d’interventions, la présence d’un jour férié… De cela, a découlé le silence au sein du bureau. Je ne pensais pas que cela était possible mais le téléphone s’est tu durant de longues heures.

Travailler malgré le téléphone

Il est vrai que j’aime bien répondre au téléphone. La plupart du temps, les personnes se sont trompées de service, alors il suffit de basculer la ligne vers le service désiré, ce qui prend peu de temps. Toutefois, l’inconvénient majeur d’avoir le standard est que l’on est interrompu en permanence.

Pas moyen de écrire un compte-rendu de A à Z ! En tant que contractuelle, on me donne la 2ème ligne, donc je suis plus épargnée que mes collègues titulaires, qui se répartissent la ligne principale.

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Ma première journée de formation de secrétaire médicale

A peine 2 semaines après mon embauche, la cadre de santé me propose une formation. J’ai failli bondir de ma chaise, pour faire une danse de la joie qui, avec le bol que j’ai, se serait transformée en danse de la pluie. Bref, une aubaine pour mon CV et moi.

Je suis carrément emballée à l’idée d’acquérir des connaissances supplémentaires. Si une formation est considérée comme une corvée, pour certaines personnes, je vois l’opportunité de la formation, comme une possibilité d’être plus autonome et opérationnelle, dans mon travail. La formation est fixée hors de temps de travail, ce qui ne me dérange pas.

Le fait de ne pas avoir de certificat de secrétaire médicale ne me pose pas encore de problème. Quand on voit la densité du programme (voir le contenu de la formation de secrétaire médicale), il est certain que je ne connaisse pas toutes les ficelles du métier. Je m’adapte sur mesure au poste : archivage, classement, frappe de compte-rendus, standard téléphonique. Je pense tout de même que la question de la formation se posera lors de prochains entretiens d’embauche. C’est pour que cela, quand on est formée sur le tas comme moi, chaque formation professionnelle est un plus vers la « professionnalisation ».

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Ma première journée de secrétaire médicale

La première journée de travail est souvent stressante et même éprouvante. On reçoit une grande quantité d’informations, en l’espace de quelques heures. Il faut se souvenir des prénoms, des lieux, des mots de passe pour l’ordinateur, des tâches… L’autonomie doit être rapidement acquise pour ne pas freiner le travail des collègues. Bref, ce n’est jamais simple de débarquer !

Présentation au personnel et prise de connaissance des lieux

Je suis accueillie à 9 heures par la cadre de santé. Je ne la verrais pas très longtemps, réunion de soins oblige. La cadre de santé me présente aux équipes d’adjointes administratives et de secrétaires médicales. Vu que je vais « naviguer » entre trois services, je fais une visite expresse des lieux. Je n’ai pas vraiment le temps de me repérer, mais entre le marquage au sol et le fléchage, je pense réussir à m’en sortir.

Les équipes ont l’air plutôt sympathique. La cadre de santé passe la main à une secrétaire médicale, pour m’expliquer les rudiments du métier.

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La signature de mon contrat de secrétaire médicale

Il est grand temps d’officialiser la chose. Avant la signature du contrat, même si on a reçu le fameux appel, nous disant que l’on a bien décroché le poste, on n’est sûr de rien.

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La signature du contrat de travail est un acte qui nous assure l’embauche.

Les pièces à fournir pour la signature du contrat

J’ai signé mon contrat à la DRH de l’hôpital. J’avais un rendez-vous et une fois n’est pas coutume, j’ai été prise à l’heure. A la DRH, c’est carré : point de retard, donc on a plutôt intérêt d’arriver à l’heure.

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L’entretien de motivation, pour le poste de secrétaire médicale 2/2

Une fois qu’on est lancé lors d’un entretien d’embauche, pour ma part, je me détends. Je deviens plus naturelle et je m’exprime, comme quand je suis seule devant mon miroir. La pression retombe, ce qui me permet d’avoir un réel échange. Plus je passe des entretiens, plus j’ai la capacité d’être moi-même. Il m’arrive même de rire et de plaisanter et cela marche.

Lors cet entretien, la phase de test devant l’ordinateur m’a permis de chasser mon angoisse et de me dire “bon, tu fais de ton mieux : aucun regret !”. Le fait que j’ai su manier la sténorette de manière assez naturelle, a été un point positif.

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Les questions lors de l’entretien

La responsable des secrétaires médicales ne perd pas de temps et les questions s’enchaînent. Je sens de la curiosité de la responsable pour mon changement d’orientation

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Mon test à la sténorette pour un poste de secrétaire médicale 1/2

Un entretien d’embauche c’est beaucoup d’angoisse avant ! On stresse, on lit quinze fois la même chose d’actualité traitée de sous quinze angles différents, de peur qu’on vous pose la question du moment.

On ne sait pas comment s’habiller. Pour ma part, j’opte pour une tenue simple, classique et basique. On doit me recruter sur des critères professionnels et non sur la base d’un casting de mode. Pantalon noir, chemisier blanc, ballerines, que du confort. Je soigne ma coiffure et mon maquillage, pour une allure plus sophistiquée et apprêtée.

Ma première fois à la sténorette

En conduisant pour aller vers mon entretien d’embauche, je me remémore toutes mes expériences professionnelles, pour pouvoir dégainer mon CV à la moindre occasion.

Je me présente, dix minutes à l’avance, à la DRH de l’hôpital. Je patiente, dans une pièce, les mains bien à plat, pour éviter qu’elles soient moites. La responsable des secrétaires médicales non titulaires arrive à l’heure, je suis même étonnée par sa ponctualité.

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Comment j’ai trouvé mon premier emploi de secrétaire médicale ?

Il y a des fois, où je me dis qu’il n’y a pas de hasard. Je travaillais dans une clinique en tant qu’ASH, j’avais des missions très ponctuelles, d’une à trois semaines. On m’appelait pour commencer dans le quart d’heure qui suivait. Pas simple !

A la fin, je travaillais dans les parties communes : je faisais le ménage à l’accueil et dans les couloirs. Le contact avec le patient était très limité. Je me suis faite une entorse à la main, le truc bête. Je ne voulais pas me faire arrêter, mais j’ai commencé avoir des névralgies dans le bras. Plus moyen de porter les sacs de poubelle. J’ai dû me faire arrêter, jusqu’à la fin de mon contrat (quatre jours avant la fin). Je pensais qu’on allait m’appeler, mais au fond de moi, je savais que c’était terminé. La responsable m’avait remplacé : j’étais out !

Au bout d’un mois d’inactivité, je commençais à m’ennuyer ferme. Je ne percevais que 80 euros par mois d’allocation CIVIS, sachant que je devais payer 60 euros d’assurance voiture de jeune conducteur. Bref, je n’avais plus un sou, je déprimais, je devais travailler et vite. Alors, je me suis lancée dans l’envoi de lettres de candidatures spontanées : cliniques, hôpitaux, maisons de retraite…

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Présentation : qui se cache derrière ce blog ?

Petit article pour me présenter, histoire que toi, lecteur, qui débarque sur mon blog, sache qui je suis. Mon blog est un espace où je raconte mon expérience de secrétaire médicale, au jour le jour, avec ses galères et ses points positifs. Je pense vous faire partager mon travail, à la manière d’un carnet de bord.

Qui suis-je ?

Jeune secrétaire médicale de 22 ans, originaire de l’Ouest. J’exerce dans un CHU. Contractuelle, mon temps de travail est partagé entre plusieurs services, ce qui est idéal pour développer mon lexique de terminologie médicale.

Mon parcours professionnel

J’ai toujours eu envie de travailler dans le secteur médical. Très jeune, j’hésite entre infirmière et médecin. Au lycée, mes résultats étaient corrects. Néanmoins, à la fin de ma 1ère SMS (aujourd’hui ST2S), je commençais à peiner.

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